جرد المخزون بطريقة صحيحة
يعد جرد المخزون من العمليات الإدارية الهامة في أي شركة، حيث يساعد على تحديد الكمية الفعلية للمخزون الموجودة في الشركة، ومقارنة هذه الكمية مع الكمية المدرجة في السجلات، وذلك بهدف التأكد من دقة البيانات المحاسبية وسلامة المخزون.
أهمية جرد المخزون
تتمثل أهمية جرد المخزون في الآتي:
-
التأكد من دقة البيانات المحاسبية:
يساعد جرد المخزون على التأكد من دقة بيانات المخزون المدرجة في
السجلات، وذلك من خلال مقارنة الكمية الفعلية للمخزون مع الكمية
المدرجة في السجلات.
-
التعرف على الكمية الفعلية للمخزون:
يساعد جرد المخزون على التعرف على الكمية الفعلية للمخزون الموجودة
في الشركة، وذلك لاتخاذ القرارات المناسبة بشأن إدارة المخزون.
- الكشف عن أي عيوب أو تلف في المخزون: يساعد جرد المخزون على الكشف عن أي عيوب أو تلف في المخزون، وذلك لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتلافي هذه العيوب أو التلف.
- التحقق من وجود أي اختلاس أو سرقة للمخزون: يساعد جرد المخزون على التحقق من وجود أي اختلاس أو سرقة للمخزون، وذلك لإتخاذ الإجراءات اللازمة لمنع حدوث ذلك.
أنواع جرد المخزون
يمكن تقسيم جرد المخزون إلى عدة أنواع، منها:
- جرد دوري: يتم إجراء هذا النوع من الجرد بشكل دوري، وعادة ما يكون في نهاية السنة المالية.
- جرد مستمر: يتم إجراء هذا النوع من الجرد بشكل مستمر، وذلك باستخدام أنظمة إدارة المخزون الحديثة.
- جرد غير دوري: يتم إجراء هذا النوع من الجرد عند الحاجة، مثل عند حدوث حريق أو سرقة.
طرق جرد المخزون
تختلف طرق جرد المخزون حسب نوع المخزون وحجم الشركة، ومن أشهر طرق جرد المخزون ما يلي:
-
الجرد الفعلي:
يتم في هذه الطريقة عد الكمية الفعلية للمخزون الموجودة في
الشركة.
-
الجرد بالأوامر:
يتم في هذه الطريقة إصدار أوامر لموظفي المخزن بجرد الكمية الفعلية
لأصناف محددة بالمخزون.
-
الجرد بالتصوير:
يتم في هذه الطريقة تصوير المخزون باستخدام كاميرات رقمية.
خطوات جرد المخزون
تتمثل خطوات جرد المخزون في الآتي:
- تحديد موعد الجرد: يتم تحديد موعد الجرد مسبقاً، وذلك لإعداد الموظفين والتجهيزات اللازمة.
- تكوين لجنة الجرد: يتم تشكيل لجنة من الموظفين ذوي الخبرة لإجراء الجرد و تحديد رئيسا للجنة الجرد تكون مهمته الإشراف و المراجعة على الجرد.
- تنظيم المخزن: يتم تنظيم المخزن وترتيب المخزون بشكل مناسب لتسهيل عملية الجرد.
- عد المخزون: يتم عد الكمية الفعلية للمخزون الموجود في الشركة.
- تسجيل نتائج الجرد: يتم تسجيل نتائج الجرد في نموذج الجرد.
أساسيات جرد المخزون
هناك بعض الأساسيات التي يجب مراعاتها عند إجراء جرد المخزون، ومنها:
- الدقة: يجب أن تتم عملية الجرد بدقة عالية، وذلك لضمان دقة البيانات المحاسبية.
- الشمولية: يجب أن يشمل الجرد جميع أنواع المخزون الموجودة في الشركة خاصة فى نهاية الفترة و قبل إعداد الميزانية مباشرة.
- الموضوعية: يجب أن تتم عملية الجرد بشكل موضوعي، بعيداً عن أي تحيزات.
أخطاء جرد المخزون
هناك بعض الأخطاء التي قد تحدث عند إجراء جرد المخزون، ومنها:
- الخطأ البشري: قد يحدث خطأ بشري عند عد الكمية الفعلية للمخزون.
- الاختلاس أو السرقة: قد يحدث اختلاس أو سرقة للمخزون أثناء عملية الجرد.
- العوامل الطبيعية: قد تؤثر العوامل الطبيعية، مثل الحرائق أو الفيضانات، على المخزون أثناء عملية الجرد.
طرق تقليل أخطاء جرد المخزون
هناك بعض الطرق التي يمكن من خلالها تقليل أخطاء جرد المخزون، ومنها:
- التدريب والتأهيل: يجب تدريب الموظفين المسؤولين عن إجراء الجرد على كيفية إجراء الجرد بشكل صحيح.
- استخدام أنظمة إدارة المخزون: يمكن استخدام أنظمة إدارة المخزون الحديثة لتقليل أخطاء جرد المخزون.
- المراقبة المستمرة: يجب مراقبة عملية الجرد بشكل مستمر لمنع حدوث أي أخطاء.
لذلك:
يعد جرد المخزون من العمليات الإدارية الهامة التي يجب إجراؤها بشكل صحيح، وذلك لضمان دقة البيانات المحاسبية وسلامة المخزون.
إقرأ أيضا
