كيف يتم تكويد الحسابات والبنود المحاسبية

 

تكويد الحسابات والبنود المحاسبية

تكويد الحسابات والبنود المحاسبية لبناء نظام محاسبي فعال

يعتبر تكويد الحسابات والبنود المحاسبية حجر الأساس لأي نظام محاسبي ناجح، فهو يوفر لغة مشتركة بين جميع الأطراف المعنية بالعمليات المالية، ويضمن دقة وسرعةالتسجيل و المعالجة، وتسهيل عملية الرقابة و اتخاذ القرارات. 

في هذا المقال، سنتناول هذا الموضوع بشكل تفصيلي، ابتداءً من مفهوم التكويد وأهميته، وصولاً إلى كيفية بناء دليل محاسبي شامل، مع تقديم أمثلة عملية وتوصيات لضمان فعالية هذا النظام.

 

ما هو تكويد الحسابات؟

تكويد الحسابات هو عملية إسناد رمز أو رقم فريد لكل بند محاسبي في سجلات الشركة، بحيث يمثل هذا الرمز حسابًا محددًا مثل النقدية، المشتريات، الإيرادات، وغيرها. 

ويهدف هذا التكويد إلى:

1. التنظيم الدقيق: و هو ترتيب الحسابات بشكل هرمي، بحيث تكون الحسابات الرئيسية في القمة والحسابات الفرعية متفرعة منها، مما يسهل عملية البحث والاسترجاع.
2. توحيد المسميات: عبارة عن ضمان استخدام نفس التسمية والرمز للحساب الواحد في جميع التقارير والمستندات المحاسبية، مما يقلل من الخلافات في التفسير.
3. التحليل السريع: تسهيل عملية تحليل البيانات المالية واستخراج التقارير المطلوبة، مما يساعد في المراجعة و اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
4. التسجيل: العمل على تسهيل عملية إدخال البيانات في الأنظمة المحاسبية الآلية، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويزيد من سرعة المعالجة و إستخراج النتائج.

أهمية تكويد الحسابات:

لعملية التكويد أهمية كبرى و من أهم نقاطها التالى:

• دقة البيانات: يضمن تكويد الحسابات درجة عالية من دقة البيانات المدخلة، مما يؤدي إلى تقارير مالية أكثر ثقة.
• سرعة المعالجة: يسرع من عملية إعداد القوائم المالية وتحليلها، مما يتيح اتخاذ قرارات أسرع وأكثر استجابة للمتغيرات.
• سهولة المراجعة: يسهل على المراجعين الخارجيين والداخليين فهم السجلات المحاسبية، مما يزيد من الثقة في البيانات المالية.
• الالتزام بالمعايير المحاسبية: يساعد على الالتزام بالمعايير المحاسبية المعمول بها، مما يضمن مقارنة عادلة بين الشركات.

بناء دليل محاسبي نموذجي

دليل المحاسبة هو وثيقة أساسية تحتوي على جميع الحسابات المستخدمة في الشركة، مع شرح تفصيلي لكل حساب ورمزه. 

وإليك الخطوات الأساسية لبناء دليل محاسبي فعال:

1. تحديد بنود القوائم المالية: من خلال تحديد جميع العناصر التي ستظهر في الميزانية العمومية وحساب الأرباح والخسائر، مثل الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات.
2. تصميم هيكل التكويد: اختيار نظام تكويد مناسب، مثل النظام العشري أو النظام الأبجدي الرقمي، مع مراعاة مرونة النظام وقابليته للتوسع.
3. تخصيص رموز للحسابات: إسناد رمز فريد لكل حساب، مع مراعاة العلاقة بين الحسابات المختلفة.
4. كتابة تعريفات وافية: كتابة تعريف واضح وموجز لكل حساب، يشرح طبيعة الحساب وطريقة استخدامه.
5. تحديد الحسابات الفرعية: تحديد الحسابات الفرعية لكل حساب رئيسي، إذا لزم الأمر، لزيادة تفصيل البيانات.
6. إعداد أمثلة توضيحية: تقديم أمثلة عملية على كيفية استخدام كل حساب، لتسهيل فهم الدليل وتطبيقه.

مثال على هيكل تكويد حسابات

كود الحساب	اسم الحساب	الـوصـــف
1000	النقدية	حساب لحفظ رصيد النقدية في البنك والخزينة
1100	الحسابات المستحقة القبض	حساب لحفظ المبالغ المستحقة القبض من العملاء، مع إمكانية تقسيمها إلى حسابات فرعية حسب العملاء
1200	المخزون	حساب لحفظ قيمة البضائع المتاحة للبيع، مع إمكانية تقسيمها إلى حسابات فرعية حسب نوع البضاعة
2000	الدائنين	حساب لحفظ المبالغ المستحقة الدفع للموردين، مع إمكانية تقسيمها إلى حسابات فرعية حسب الموردين
3000	رأس المال	حساب لحفظ قيمة مساهمات الملاك في الشركة، مع إمكانية تقسيمها إلى حسابات فرعية حسب نوع المساهمات
4000	الإيرادات	حساب لحفظ الإيرادات الناتجة عن الأنشطة التشغيلية، مع إمكانية تقسيمها إلى حسابات فرعية حسب نوع الإيرادات
5000	المصروفات	حساب لحفظ المصروفات المتعلقة بالأنشطة التشغيلية، مع إمكانية تقسيمها إلى حسابات فرعية حسب نوع المصروفات

أهمية تحديث الدليل المحاسبي

يجب تحديث الدليل المحاسبي بشكل دوري ليشمل أي تغييرات تحدث في هيكل الأعمال أو في المعايير المحاسبية، أو نتيجة لتطوير النظام المحاسبي. كما يجب التأكد من أن جميع الموظفين على دراية بالدليل وأنهم يستخدمونه بشكل صحيح.

استخدامات الدليل المحاسبي

• إعداد القيود المحاسبية: يعتبر الدليل المحاسبي مرجعًا أساسيًا لاختيار الحسابات الصحيحة عند إعداد القيود اليومية.
• إعداد التقارير المالية: يوفر الدليل البيانات اللازمة لإعداد القوائم المالية، مثل الميزانية العمومية وحساب الأرباخ والخسائر والتقرير النقدي.
• تحليل الأداء المالي: يمكن استخدام الدليل لتحليل أداء الشركة وتحديد نقاط القوة والضعف.
• التدريب: يمكن استخدام الدليل لتدريب الموظفين الجدد على النظام المحاسبي للشركة.

توصيات لضمان فعالية دليل المحاسبة

• البساطة والوضوح: يجب أن يكون الدليل مكتوبًا بلغة بسيطة وواضحة، وتجنب المصطلحات التقنية المعقدة.
• الشمولية: يجب أن يشمل الدليل جميع الحسابات التي تستخدمها الشركة، حتى الحسابات التي لا تستخدم بشكل متكرر.
• التحديث المستمر: يجب تحديث الدليل بشكل دوري ليشمل أي تغييرات تحدث في هيكل الأعمال أو في المعايير المحاسبية.
• التدريب: يجب تدريب جميع الموظفين على كيفية استخدام الدليل، وتوضيح أهميته في الحفاظ على دقة البيانات.
• المراجعة الدورية: يجب مراجعة الدليل بشكل دوري للتأكد من أنه لا يزال صالحًا للاستخدام.

لذلك فإن 

تكويد الحسابات وبناء دليل محاسبي فعال هما خطوات حاسمة لإنشاء نظام محاسبي قوي وفعال. و من خلال اتباع الخطوات المذكورة في هذا المقال، يمكن للشركات تحسين دقة البيانات، وتسريع عملية إعداد التقارير، واتخاذ قرارات أفضل، وتحقيق أهدافها المالية.

إقرأ أيضا   تقسيم المصروفات